Comment bien préparer son déménagement d’entreprise ?

Déménagement

Publié le : 02 septembre 20227 mins de lecture

Préparer des cartons et entreprendre des stratégies administratives peut être un véritable casse-tête dans la sphère privée. Alors quand c’est une entreprise entière qui déménage de ses locaux, l’exercice est de plus en plus délicat à gérer. La pandémie de Coronavirus a d’ailleurs contraint certaines d’entre elles à précipiter le processus, notamment pour réduire ou augmenter l’espace de travail. En l’adoptant suffisamment tôt et en obéissant à toutes les étapes clés d’un déménagement parfait, la situation est tout à fait réalisable.

Une démarche réfléchie et anticipée !

Le déménagement d’une entreprise a de nombreuses conséquences, de différentes natures. Lorsqu’un changement est envisagé, tous ces impacts doivent être pris en compte. Les problèmes matériels liés aux changements de bureaux, d’entrepôts et d’agences sont immédiatement évoqués, comme le moment de la préparation des cartons, l’envoi du matériel et des fournitures, le tri et le classement des dossiers. Ils s’accordent sur le point crucial de la préparation à mettre en place pendant cette période, pour faire le point sur les affaires courantes, gérer les commandes. Les conséquences du déménagement sur les situations de travail ne doivent pas être sous-estimées. C’est là qu’intervient l’aspect RH. Les employés et autres collègues doivent être informés du déménagement de l’entreprise. Le changement de zone de travail peut avoir un impact sur les accords de travail, nécessitant dans certains cas la signature d’un avenant. L’opération peut également être perturbante pour les ressources humaines. Le facteur fatigue n’est pas négligeable lors d’un déménagement professionnel d’entreprise. Le domaine légitime apparaît donc aussi lors d’un déménagement d’entreprise. Il en est de même pour la résiliation ou la signature d’un bail, le déménagement administratif, la publication d’une déclaration légale avec le transfert du siège public d’une entreprise. Si vous voulez déménager votre entreprise et que vous voulez l’aide d’un expert dans ce domaine, cliquez sur organidem.fr.

Choisir de nouveaux sièges avant tout !

Tout d’abord, avant de déclarer un déménagement d’entreprise, il est urgent d’avoir décidé au préalable des futurs lieux d’établissement. Il est plus constructif d’annoncer aux collègues que l’entreprise va déménager sur un lieu clair plutôt que de maintenir l’indétermination autour des nouvelles coordonnées. Cela leur permettra de planifier à l’avance et d’avoir une idée plus claire du nouvel itinéraire pour s’y rendre. Préparez une liste de tout ce qui est nécessaire. La taille de l’espace, le nombre de bureaux, l’emplacement et, bien sûr, le budget – ne laissez rien au hasard. Vous pouvez faire appel à une agence spécialisée pour votre déménagement d’entreprise. Pour ce faire, vous devez vous renseigner, par exemple auprès de votre réseau d’affaires, ou faire des recherches sur Internet. Choisissez 3 ou 4 adresses probables et visitez-les avant de vous décider.

Informez vos collaborateurs !

Chacun doit savoir à quoi s’attendre et pourquoi l’entreprise déménage. La clarté est essentielle dans ce domaine sensible. Les employés de l’entreprise ne doivent pas être pris au dépourvu, et chacun doit avoir le temps de se préparer et de planifier le déménagement. Pour certains employés, l’annonce du déménagement d’entreprise peut constituer un véritable choc mental si elle perturbe leur routine quotidienne. En particulier, si le trajet entre le domicile et le lieu de travail est prolongé. Pour mieux informer ceux qui ont des questions ou des inquiétudes, vous pouvez désigner un organisateur du déménagement, par service ou par équipe. Vous pouvez également faire participer vos employés en leur demandant leur avis sur l’aménagement de l’espace de remplacement. Si vous déménagez dans la même zone géographique, il n’est pas nécessaire que les travailleurs soient d’accord. Toutefois, si le contrat de travail comporte une condition de mobilité, l’accord du salarié n’est pas non plus nécessaire. Si le collaborateur ne suit pas l’entreprise, il peut être congédié pour des raisons personnelles. Toutefois, si le contrat ne contient pas de clause de mobilité, l’accord du salarié est requis. En cas de refus, il est possible de licencier le salarié pour motif économique. 

Trouver un expert en déménagement !

Quelle que soit sa taille, une entreprise dispose généralement de beaucoup d’équipements, de matériel de déménagement et de mobilier. Même avec une entreprise de déménagement interne, l’ampleur de la tâche est immense. Faire appel à une entreprise de déménagement simplifie grandement son administration. Habituées à la tâche du déménagement professionnel d’entreprise, ces sociétés fournissent des conseils exceptionnels sur la manière de déménager votre entreprise le plus facilement possible. Leur liste de contrôle leur permet de hiérarchiser les choses et de ne rien oublier, de savoir dans quel ordre opérer étape par étape. Leur compétence et leur camion de déménagement d’entreprise permettent de transférer des volumes importants en un seul voyage, d’optimiser le temps, les déplacements, et même la future installation. Cela permet également de protéger les biens de l’entreprise, avec une assurance déménagement. Il est conseillé de demander des devis détaillés à plusieurs déménageurs d’entreprise afin d’évaluer le prix du déménagement de votre société et de savoir qui est le prestataire.

Le déménagement de votre entreprise vers un nouveau site nécessite une bonne administration, afin d’assurer la continuité du service pendant la période de changement et que les employés adoptent immédiatement leurs roulements. Pour un déménagement réussi, il est nécessaire d’avoir une démarche réfléchie et anticipée, de choisir le bon endroit pour déménager, de bien informer ses employés et surtout de demander l’aide d’un professionnel du déménagement. 

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